Phiên bản v2026.10.4 · áp dụng cho các đặt xe được thực hiện từ 2026-10-13. Mục đích của văn bản này là bảo đảm mọi khoản giữ lại do thiệt hại đều có căn cứ bằng hình ảnh, bảng tính và Quý khách có cơ hội phản đối. Các thời hạn tại Mục 3 là thời hạn do hợp đồng quy định, không phải thời hạn theo luật.
1. Biên bản giao xe
1.1. Trước khi giao chìa khóa, chúng tôi cùng Quý khách ghi nhận: ngày, giờ và địa điểm; thông tin xe (biển số, số VIN); ảnh hoặc video tất cả các mặt thân xe, kính, bánh xe, mâm, lốp, nội thất, khoang hành lý và — trong phạm vi có thể quan sát khi kiểm tra thông thường — gầm xe; chỉ số đồng hồ công-tơ-mét; mức nhiên liệu hoặc mức pin; các hư hỏng hiện có (đánh dấu trên sơ đồ thân xe); số lượng chìa khóa, việc có chìa khóa dự phòng, giấy tờ đăng ký xe, bộ sơ cứu và phụ kiện; tên nhân viên và phương thức xác nhận của Quý khách. Mỗi ảnh được lưu dưới dạng tệp gốc kèm thời điểm chụp, liên kết với biên bản và mã kiểm tra (checksum).
1.2. Nhiên liệu và mức pin. Mức nhiên liệu hoặc pin được ghi vào biên bản. Quy tắc áp dụng tùy theo tùy chọn đã chọn khi đặt xe: (a) đã chọn tùy chọn “Nhiên liệu: trả xe với mức bất kỳ” — Quý khách trả xe với mức nhiên liệu bất kỳ, không phải trả thêm; (b) không chọn tùy chọn này — Quý khách trả xe với mức không thấp hơn mức ghi trong Biên bản giao xe; nếu thấp hơn, Quý khách thanh toán chi phí thực tế của phần nhiên liệu hoặc điện năng còn thiếu và phí đổ nhiên liệu đã được công bố trước (nếu có dịch vụ này). Đối với xe điện, việc có sẵn trạm sạc và sai số của chỉ báo được xem xét.
1.3. Quý khách xác nhận biên bản trên màn hình hoặc ghi ý kiến phản đối theo từng dòng. Bản sao biên bản (PDF và ảnh) được gửi đến e-mail và tài khoản cá nhân của Quý khách.
1.4. Bên thuê không chịu trách nhiệm đối với các hư hỏng đã được ghi trong Biên bản giao xe. Nếu Quý khách không đồng ý với biên bản: chúng tôi có thể đề xuất xe khác; nếu xe có hư hỏng chưa được ghi nhận hoặc các bên không thể ghi nhận tình trạng xe một cách đáng tin cậy — Quý khách được hoàn lại toàn bộ số tiền đã thanh toán (“Điều khoản chung”, khoản 1.3); nếu xe không có hư hỏng mà Quý khách chỉ đơn giản từ chối nhận xe — việc hủy được thực hiện theo quy định của văn bản “Đặt xe, thanh toán, hủy và hoàn tiền” (tính theo thời gian còn lại trước khi giao xe).
2. Biên bản trả xe
2.1. Khi trả xe, chúng tôi chụp ảnh, quay video theo đúng trình tự như khi giao xe, với sự có mặt của Quý khách (trừ khi Quý khách từ chối), và đối chiếu với Biên bản giao xe. Việc so sánh ảnh tự động chỉ có thể đánh dấu điểm khác biệt; quyết định do nhân viên đưa ra.
2.2. Trả xe từ xa (không có nhân viên) (“Điều khoản chung”, khoản 3.3). Quý khách có nghĩa vụ chụp ảnh và quay video theo danh mục kiểm tra; thời điểm trả xe là thời điểm hoàn tất danh mục kiểm tra và bàn giao chìa khóa; kể từ thời điểm này, việc tính phí trả xe muộn và rủi ro của Quý khách chấm dứt. Chúng tôi kiểm tra xe không muộn hơn 12 giờ sau khi trả xe — đây là thời hạn kiểm tra của VinRent, không phải là sự kéo dài trách nhiệm của Quý khách. Đối với hư hỏng được phát hiện sau đó, chúng tôi chỉ yêu cầu Quý khách chịu trách nhiệm nếu chứng minh được hư hỏng đã phát sinh trước khi trả xe (đối chiếu với ảnh của Quý khách và Biên bản giao xe).
2.3. Hư hỏng tiềm ẩn (không thể phát hiện khi kiểm tra thông thường, ví dụ gầm xe, các bộ phận bên trong): chúng tôi chỉ yêu cầu Quý khách chịu trách nhiệm nếu phát hiện trong vòng 7 ngày sau khi trả xe và chứng minh được mối liên hệ với thời gian thuê của Quý khách (giám định; dữ liệu quãng đường và GPS — theo quy định của Chính sách quyền riêng tư và giám sát hành trình). Sau thời hạn này, các yêu cầu như vậy không được đưa ra.
2.4. Nếu Quý khách từ chối ký biên bản: việc từ chối được ghi nhận, Quý khách nhận bản sao toàn bộ tài liệu; biên bản do một bên lập tự nó không được coi là chứng cứ không thể tranh cãi.
3. Hồ sơ thiệt hại
3.1. Trình tự.
| Bước | Chúng tôi làm gì | Thời hạn | |---|---|---| | 1 | Kiểm tra sơ bộ và đánh dấu các hư hỏng nghi là mới, kèm ảnh và đối chiếu với Biên bản giao xe | khi trả xe hoặc theo thời hạn kiểm tra đối với trả xe từ xa | | 2 | Nhân viên kiểm tra và phân biệt hao mòn thông thường với thiệt hại | trong cùng thời hạn | | 3 | Thông báo cho Quý khách về hư hỏng nhìn thấy được | trong vòng 24 giờ sau khi kiểm tra | | 4 | Tính toán sơ bộ: dự toán hoặc hóa đơn của gara; nếu không thể có — bảng tính độc lập hoặc giá thị trường | tối đa 7 ngày dương lịch | | 5 | Thông báo bằng văn bản: ảnh, các biên bản, bảng tính theo từng hạng mục, gói và mức giới hạn của gói | cùng với bảng tính | | 6 | Ý kiến phản đối và chứng cứ của Quý khách | không ít hơn 7 ngày dương lịch kể từ khi nhận thông báo | | 7 | Xem xét ý kiến phản đối, trả lời có nêu lý do | không quá 7 ngày làm việc | | 8 | Phần khoản tiền ký cược còn lại không có tranh chấp được hoàn trả theo thời hạn của gói Quý khách đã chọn, bất kể có tranh chấp hay không | 30 / 10 / 5 ngày dương lịch |
3.2. Phần khoản tiền ký cược có tranh chấp. Khi có một yêu cầu cụ thể được chứng minh bằng biên bản, ảnh và bảng tính, VinRent có quyền tạm giữ lại số tiền của yêu cầu đó — không vượt quá số tiền ký cược và chỉ trong phạm vi hợp đồng và pháp luật cho phép. Quý khách nhận được thông báo (số tiền, căn cứ, chứng cứ, ngày bắt đầu và ngày kết thúc muộn nhất của việc tạm giữ) và có thể phản đối. Nếu không có đủ chứng cứ, số tiền tạm giữ được hoàn trả. Việc tạm giữ không được kéo dài quá 60 ngày dương lịch kể từ ngày thông báo: trước ngày đó, chúng tôi hoàn trả số tiền hoặc đề nghị cơ quan có thẩm quyền giải quyết và thông báo cho Quý khách.
3.3. Không có ngưỡng “số tiền lớn”: mọi yêu cầu, kể cả 500.000 ₫, đều phải có chứng cứ. Đối với tranh chấp trên 10.000.000 ₫, chúng tôi đề xuất giám định độc lập.
4. Cách chúng tôi tính thiệt hại
4.1. Hao mòn thông thường không phải là thiệt hại: vết xước rất nhỏ, nhựa bị bạc màu, hao mòn tự nhiên của lốp và phanh — những gì sẽ phát sinh khi xe chạy quãng đường thông thường trong khoảng thời gian tương ứng.
4.2. Phương pháp tính, theo thứ tự:
- Xác định hư hỏng nào là mới và có liên quan đến thời gian thuê của Quý khách hay không.
- Loại trừ hao mòn thông thường và các khuyết tật đã có từ trước.
- Tính chi phí khôi phục hợp lý về mặt kinh tế (hóa đơn hoặc dự toán của gara, hoặc giá thị trường tại Nha Trang); trường hợp tổn thất toàn bộ — giá trị thực tế của xe ngay trước khi xảy ra sự kiện, có tính đến giá trị còn lại.
- Loại trừ phần làm tăng giá trị xe bằng chi phí của Quý khách và các hạng mục công việc trùng lặp.
- Trừ đi khoản bồi thường thực tế đã nhận từ bên thứ ba hoặc từ công ty bảo hiểm của xe (nếu có).
- Áp dụng Gói bảo vệ người thuê đã chọn (VinRent từ bỏ một phần quyền yêu cầu bồi thường đối với Bên thuê, trong phạm vi mức giới hạn của gói) và chỉ sau đó mới xác định số tiền Quý khách phải chịu trách nhiệm.
Ví dụ (Basic). Thiệt hại đã được xác nhận sau các bước 1–5 là 70 triệu ₫. VinRent từ bỏ quyền yêu cầu đối với 50 triệu (mức giới hạn của gói Basic). Quý khách chịu trách nhiệm 20 triệu. Từ khoản tiền ký cược (5 triệu) chỉ có thể bù trừ số tiền có căn cứ theo trình tự tại Mục 3; 15 triệu còn lại, nếu yêu cầu là hợp pháp, sẽ được yêu cầu thanh toán riêng. Khoản tiền ký cược không phải là giới hạn trách nhiệm của Quý khách, và mức tiền ký cược không quyết định mức thiệt hại.
4.3. Thời gian xe ngừng hoạt động bắt buộc. Chúng tôi không tự động tính phí cho thời gian xe ngừng hoạt động theo giá thuê ngày. (a) Nếu thiệt hại thuộc phạm vi áp dụng của gói đã chọn — Quý khách không phải trả khoản này, kể cả khi thiệt hại vượt quá mức giới hạn của gói. (b) Nếu thiệt hại không thuộc phạm vi áp dụng của gói hoặc Quý khách không chọn gói — chỉ tính phần thu nhập bị mất có chứng từ trong khoảng thời gian sửa chữa hợp lý: cho mỗi ngày được xác nhận — không quá giá thuê ngày của đặt xe của Quý khách (không bao gồm tùy chọn và thuế), và tổng cộng không quá 14 ngày. Thời gian sửa chữa bị chậm do lỗi của chúng tôi không được tính; cùng một khoảng thời gian xe ngừng hoạt động không bị tính hai lần.
4.4. Hút thuốc và vật nuôi. Trách nhiệm của Quý khách là chi phí vệ sinh chuyên nghiệp và sửa chữa theo chứng từ (thời gian xe ngừng hoạt động — theo khoản 4.3). Gói bảo vệ người thuê không áp dụng cho trường hợp này. Ảnh và video được xem xét cùng với các chứng cứ khác; Quý khách có quyền phản đối về việc có vi phạm, mối quan hệ nhân quả và mức chi phí, đưa ra giải trình và chứng cứ. Mùi không thể được chứng minh một cách đáng tin cậy bằng ảnh, vì vậy cần có biên bản của nhân viên mô tả sự việc và xác nhận của đơn vị vệ sinh chuyên nghiệp (phiếu công việc hoặc hóa đơn).
4.5. Tùy chọn “Trả xe không cần rửa”. Nếu Quý khách chọn tùy chọn này, chúng tôi không thu phí rửa xe và vệ sinh thông thường. Tùy chọn này không áp dụng cho trường hợp hút thuốc, vật nuôi, vết bẩn và mùi nặng (khoản 4.4).
4.6. Trả xe bẩn. Xe phải được trả trong tình trạng đã rửa sạch. Nếu khi trả xe ghi nhận xe bám nhiều bùn đất (có ảnh trong biên bản) và Quý khách không chọn tùy chọn “Trả xe không cần rửa”, phí trả xe bẩn đã được công bố trước sẽ được áp dụng — giá của tùy chọn «Trả xe không cần rửa» (300.000 ₫ tại ngày của phiên bản này); mức phí này được hiển thị trước khi đặt xe. Bụi đường thông thường và vết bẩn phát sinh khi sử dụng bình thường tự chúng không phải là thiệt hại. Khoản phí này không thay thế việc tính chi phí vệ sinh chuyên nghiệp trong trường hợp hút thuốc, vật nuôi và vết bẩn khó tẩy (khoản 4.4): cùng một công việc không bị tính hai khoản tiền.
4.7. Chìa khóa và giấy tờ xe: chi phí khôi phục theo chứng từ. Việc thay thế chìa khóa hiện đại có thể bao gồm lập trình, ghép nối lại và đôi khi thay ổ khóa; mức chi phí tham khảo cho từng hạng xe được nêu trong bảng giá trước khi đặt xe.
4.8. Bảng tính luôn được đính kèm thông báo, chi tiết theo từng dòng.
5. Chứng cứ chúng tôi lưu giữ
Ảnh và video gốc, không bị ghi đè; thời điểm chụp và thời điểm tải lên, mã định danh lượt thuê, người tải lên (nhân viên hoặc khách hàng); các phiên bản biên bản và lịch sử chỉnh sửa; lịch sử thông báo, ý kiến phản đối và xác nhận Quý khách đã nhận tài liệu; mã kiểm tra (checksum) của từng tệp. Thời hạn lưu trữ, quyền truy cập và việc xóa dữ liệu — theo Chính sách quyền riêng tư và giám sát hành trình. Trong thời gian có tranh chấp, tài liệu liên quan đến trường hợp đó không bị xóa, nhưng quyền truy cập được giới hạn cho những người tham gia giải quyết.