Phiên bản v2026.10.6 · có hiệu lực từ 2026-10-14. Chính sách này được xây dựng trên cơ sở Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và Nghị định số 356/2025/ND-CP của Chính phủ (có hiệu lực từ 01.01.2026). Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân (tổ chức quyết định mục đích và phương tiện xử lý dữ liệu) là CÔNG TY TNHH VINRENT, Lô 21 LK8-5, Đường 16, KĐT Mỹ Gia, Gói 8, Nha Trang, Khánh Hòa; liên hệ về các vấn đề dữ liệu cá nhân: [email protected], địa chỉ dự phòng [email protected]; +84 258 730 0336.
1. Chúng tôi xử lý những dữ liệu nào và vì mục đích gì
| Dữ liệu | Mục đích | Căn cứ | |---|---|---| | Họ tên, ngày sinh, quốc tịch, hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân, thông tin liên hệ (số điện thoại, e-mail, địa chỉ lưu trú khi cần thiết) | giao kết và thực hiện hợp đồng thuê xe, liên lạc với Quý khách, lập và gửi chứng từ | hợp đồng; thực hiện nghĩa vụ theo quy định pháp luật | | Thông tin về giấy phép lái xe (quốc gia cấp, hạng, thời hạn, loại) và bản gốc khi giao xe | kiểm tra quyền điều khiển xe; đáp ứng yêu cầu của pháp luật; chứng minh việc đã kiểm tra | hợp đồng; thực hiện nghĩa vụ theo quy định pháp luật; bảo vệ quyền khi có tranh chấp | | Dữ liệu thanh toán: trạng thái và mã giao dịch, các chữ số cuối và loại thẻ, số tiền (chúng tôi không nhận và không lưu trữ số thẻ và mã bảo mật: các biểu mẫu thanh toán do nhà cung cấp dịch vụ thanh toán vận hành) | nhận thanh toán, hoàn tiền, giải quyết tranh chấp với ngân hàng | hợp đồng; thực hiện nghĩa vụ theo quy định pháp luật (kế toán, thuế) | | Tài liệu đã ký, nhật ký ký kết, địa chỉ IP, dữ liệu thiết bị và trình duyệt tại thời điểm chấp nhận và ký | chứng minh Quý khách đã chấp nhận và ký nội dung gì và vào thời điểm nào | hợp đồng; bảo vệ quyền khi có tranh chấp | | Biên bản giao xe và Biên bản trả xe, ảnh và video về xe (và việc Quý khách trả xe), trao đổi liên quan đến thiệt hại | ghi nhận tình trạng xe, tính toán thiệt hại, xem xét tranh chấp | hợp đồng; bảo vệ quyền khi có tranh chấp | | Dữ liệu vị trí của xe (GPS) | bảo vệ xe khỏi bị trộm cắp, hỗ trợ khi xảy ra tai nạn giao thông hoặc hư hỏng, kiểm tra một vi phạm đã được nêu sau khi thông báo cho Quý khách | sự đồng ý riêng của Quý khách | | Video từ camera hành trình (nếu có lắp đặt) | xác nhận tình tiết của tai nạn giao thông và các tình huống có tranh chấp | sự đồng ý riêng của Quý khách | | Cookie và dữ liệu phân tích trang web | vận hành trang web, đo lường lượt truy cập, cải thiện dịch vụ | cookie cần thiết — vận hành trang web; phân tích — sự đồng ý của Quý khách (xem Chính sách cookie) | | Yêu cầu gửi qua chat, ứng dụng nhắn tin, biểu mẫu | trả lời câu hỏi | hợp đồng; yêu cầu của Quý khách | | Sự đồng ý riêng đối với việc nhận tin tiếp thị | thông tin về các ưu đãi | sự đồng ý riêng của Quý khách |
Chúng tôi không mua bán dữ liệu cá nhân và không sử dụng dữ liệu cá nhân để đưa ra các quyết định tự động, không có sự tham gia của con người, làm phát sinh hệ quả pháp lý đối với Quý khách.
2. Dữ liệu vị trí và video (giám sát hành trình)
2.1. Các xe được trang bị GPS hoặc camera hành trình được đánh dấu khi Quý khách chọn xe; điều này cũng được nêu trong Phiếu thuê xe và trong khoang xe. Camera hành trình ghi lại tình hình giao thông. Nhân viên VinRent xem được vị trí xe và các bản ghi cho các mục đích nêu trong tài liệu này; mỗi lần truy cập đều được ghi nhật ký. Sự đồng ý đối với việc xử lý các dữ liệu này được đề nghị bằng một thao tác riêng, không gộp chung với việc chấp nhận các điều khoản chung.
2.2. Cách chúng tôi sử dụng GPS: (a) bảo vệ xe khỏi bị trộm cắp và truy tìm xe khi bị mất cắp; (b) hỗ trợ khi xảy ra tai nạn giao thông, hư hỏng hoặc theo yêu cầu của Quý khách; (c) kiểm tra một vi phạm đã được nêu (ví dụ: khả năng xe đi ra ngoài phạm vi được phép) — chỉ sau khi đã thông báo cho Quý khách và tạo cơ hội để Quý khách giải trình tình tiết; quyết định do nhân viên đưa ra, không phải do hệ thống. Chúng tôi không sử dụng GPS để tự động tính phí và không theo dõi Quý khách ngoài mục đích bảo vệ xe và thực hiện hợp đồng.
2.3. Quyền truy cập dữ liệu vị trí và video chỉ được cấp cho những nhân viên cần đến dữ liệu đó cho các mục đích nêu trên, và mọi lượt truy cập đều được ghi nhận (nhật ký: ai, khi nào, vì mục đích gì).
2.4. Rút lại sự đồng ý. Quý khách có thể rút lại sự đồng ý vào bất kỳ thời điểm nào (qua [email protected] hoặc thông qua nhân viên). Việc rút lại sự đồng ý không ảnh hưởng đến tính hợp pháp của việc xử lý dữ liệu đã thực hiện trước đó. Nếu Quý khách rút lại sự đồng ý trong thời gian thuê và xe không thể được sử dụng an toàn khi không có GPS, chúng tôi sẽ đề nghị đổi sang xe không có GPS hoặc kết thúc hợp đồng thuê mà không áp dụng phạt do chấm dứt.
3. Thời hạn lưu trữ
| Dữ liệu | Thời hạn | |---|---| | Dữ liệu GPS (các điểm trên lộ trình) | trong thời gian thuê và 30 ngày sau khi trả xe; lưu lâu hơn chỉ khi có tranh chấp hoặc điều tra đang được tiến hành đối với chính trường hợp đó, cho đến khi kết thúc | | Video từ camera hành trình | ghi đè theo thứ tự (tối đa 30 ngày); chỉ đoạn video liên quan đến sự cố được lưu giữ trong thời gian xem xét, giải quyết | | Biên bản, ảnh và video về tình trạng xe, trao đổi liên quan đến thiệt hại | đến khi hết thời hạn khiếu nại và thời hiệu khởi kiện theo hợp đồng (tại ngày ban hành phiên bản này — tối đa 3 năm sau khi trả xe); nếu có tranh chấp — cho đến khi tranh chấp kết thúc | | Hợp đồng, nhật ký ký kết, xác nhận chấp nhận các tài liệu | không ít hơn thời hạn do pháp luật về kế toán, thuế và giao dịch điện tử quy định, và cho đến khi hết thời hiệu | | Hồ sơ thanh toán | theo thời hạn do pháp luật về kế toán và thuế quy định | | Dữ liệu tài khoản | trong thời gian tài khoản còn tồn tại; sau khi xóa tài khoản — chỉ những dữ liệu mà chúng tôi bắt buộc phải lưu trữ theo quy định pháp luật | | Yêu cầu gửi qua chat và biểu mẫu | tối đa 24 tháng, nếu không liên quan đến tranh chấp | | Dữ liệu phân tích | theo cài đặt của nhà cung cấp dịch vụ phân tích và Chính sách cookie |
Khi hết thời hạn, dữ liệu sẽ bị xóa hoặc được khử nhận dạng (ẩn danh hóa); việc “phong tỏa lưu giữ” (lưu giữ dữ liệu vì lý do pháp lý) chỉ được áp dụng trong thời gian có tranh chấp.
4. Chúng tôi chuyển dữ liệu cho ai
Chúng tôi chỉ chuyển dữ liệu trong phạm vi cần thiết cho các mục đích nêu trên:
- Nhà cung cấp dịch vụ thanh toán (VinRent sử dụng các nhà cung cấp được chọn trên trang thanh toán: 2C2P, PayPal, nhà cung cấp dịch vụ thanh toán bằng mã QR và các nhà cung cấp khác được nêu khi thanh toán) — để nhận thanh toán và hoàn tiền.
- VNPT eContract (Việt Nam) — để ký hợp đồng điện tử và lưu trữ nhật ký ký kết.
- Dịch vụ lưu trữ máy chủ và hạ tầng (máy chủ tại khu vực châu Âu — Phần Lan; Cloudflare — phân phối nội dung và bảo vệ trang web).
- Dịch vụ liên lạc: Telegram và nhà cung cấp dịch vụ e-mail — để gửi tin nhắn liên quan đến đặt xe và chat.
- Dịch vụ phân tích (Google Analytics, Microsoft Clarity) — chỉ khi Quý khách đồng ý trong banner cookie.
- Đối tác là chủ sở hữu xe, công ty bảo hiểm của xe, giám định viên, đơn vị sửa chữa — trong phạm vi cần thiết để lập hồ sơ sự cố và tính toán thiệt hại.
- Cơ quan nhà nước — theo quy định pháp luật.
Một số bên nhận dữ liệu ở ngoài lãnh thổ Việt Nam. Trước khi chuyển dữ liệu, chúng tôi đánh giá rủi ro và áp dụng các biện pháp bảo vệ (cam kết bảo mật theo hợp đồng, giới hạn phạm vi dữ liệu, mã hóa kênh truyền). Danh sách bên nhận và quốc gia được cung cấp theo yêu cầu.
5. Quyền của Quý khách
Quý khách có quyền: được biết chúng tôi đang xử lý những dữ liệu nào của Quý khách; nhận bản sao dữ liệu; chỉnh sửa dữ liệu không chính xác; hạn chế xử lý; phản đối việc xử lý; yêu cầu xóa dữ liệu khi không còn căn cứ để tiếp tục lưu trữ; rút lại sự đồng ý; khiếu nại đến cơ quan có thẩm quyền. Vui lòng gửi yêu cầu đến [email protected]: chúng tôi trả lời trong thời hạn pháp luật quy định và trong mọi trường hợp xác nhận đã nhận được yêu cầu trong vòng 3 ngày làm việc. Khi xử lý yêu cầu, chúng tôi có quyền xác minh danh tính của Quý khách.
6. Bảo mật và sự cố
Chúng tôi giới hạn quyền truy cập theo vai trò, ghi nhật ký truy cập dữ liệu vị trí và video, mã hóa kênh truyền dữ liệu và lưu giữ bản sao dự phòng. Khi xảy ra sự cố lộ lọt dữ liệu gây rủi ro cho quyền của Quý khách, chúng tôi thông báo cho cơ quan có thẩm quyền và những người bị ảnh hưởng trong thời hạn do pháp luật quy định.
7. Trẻ em
Trang web không dành cho người dưới 18 tuổi. Chúng tôi chỉ xử lý dữ liệu của trẻ em trong phạm vi cần thiết để chọn ghế trẻ em phù hợp (chiều cao, cân nặng), khi có sự đồng ý của cha mẹ hoặc người đại diện theo pháp luật, và đối với trẻ từ đủ 7 tuổi trở lên — đồng thời phải có sự đồng ý của chính trẻ.
8. Ảnh giấy tờ trong tài khoản
Nếu bạn tải ảnh hộ chiếu hoặc giấy phép lái xe lên tài khoản, chúng tôi: (a) lưu tệp trong kho riêng tư mà chỉ bạn và nhân viên VinRent xử lý đơn của bạn mở được; (b) gửi ảnh một lần tới dịch vụ AI (Anthropic, Hoa Kỳ) để đọc các trường in trên giấy tờ — yêu cầu không chứa tên tài khoản, số điện thoại hay e-mail, nhưng bản thân bức ảnh dĩ nhiên hiển thị nội dung in trên giấy tờ; sau đó bạn kiểm tra và xác nhận kết quả; (c) sau khi bạn xác nhận, lưu các trường (họ tên, ngày sinh, quốc tịch, số và thời hạn giấy tờ, hạng giấy phép) vào hồ sơ của bạn để điền sẵn vào đơn đặt xe và Phiếu thuê xe. Căn cứ là sự đồng ý của bạn, được thể hiện bằng một ô đánh dấu riêng khi xác nhận. Bạn có thể xóa bất kỳ ảnh nào, hoặc toàn bộ giấy tờ và dữ liệu đọc từ chúng, trong tài khoản bất cứ lúc nào; tệp và các trường được xóa ngay. Chúng tôi lưu chúng chừng nào tài khoản của bạn còn tồn tại.
9. Thay đổi
Phiên bản mới được công bố trên trang web kèm theo ngày có hiệu lực. Phiên bản mới không áp dụng đối với các sự đồng ý đã được đưa ra trước đó nếu không có sự đồng ý mới của Quý khách, trong trường hợp thay đổi đó mở rộng mục đích hoặc phạm vi dữ liệu được xử lý.